Privacy beleid roeivereniging De Waal

Roeivereniging De Waal legt persoonsgegevens vast van leden van de vereniging. Dit betreft naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoon, e-mail, IBAN, soort lid (verenigingslid, indoorlid, jeugdlid, steunlid of aspirantlid), KNRB-nummer, datum start lidmaatschap en niveau van roeivaardigheid. Bij gezinsleden kan een koppeling gelegd worden.

• De gegevens worden uitsluitend gebruikt binnen de vereniging en worden niet aan derden verstrekt.
• De vereniging deelt de persoonsgegevens van verenigings- en jeugdleden met de ledenadministratie van de KNRB (Koninklijke Nederlandse Roei Bond).
• Adres, telefoon en e-mailadres worden gebruikt voor communicatie met leden.
• De geboortedatum wordt gebruikt voor onderscheid tussen jeugdleden en volwassen leden.
• IBAN wordt gebruikt voor inning van contributie en andere verschuldigde bedragen.
• In voorkomende gevallen wordt per lid ook aanvullende correspondentie in relatie tot het lidmaatschap of betalingen vastgelegd.
• Voor de boekhouding worden gegevens van debiteuren en crediteuren vastgelegd. Dit beperkt zich tot de gegevens noodzakelijk voor communicatie en incasso / betalingen per bank. 
• Leden hebben via het afgeschermde ledengedeelte op de website van roeivereniging De Waal toegang tot hun eigen gegevens en kunnen die gedeeltelijk zelf wijzigen.
• Leden hebben via het afgeschermde ledengedeelte op de website van roeivereniging De Waal inzage in het ledenbestand. Zij kunnen naam, telefoonnummer, e-mailadres en het niveau van roeivaardigheid van andere leden inzien.
• Aan de ledenadministratie is ook de boekhouding gekoppeld.
• Bij opzegging van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens verwijderd na een kalenderjaar volgend op het jaar van beëindiging. Na opzegging worden de gegevens alleen nog gebruikt voor statistische doeleinden binnen de vereniging (zoals ledenverloop).
• De gegevens van leden worden opgeslagen en beheerd in een beveiligde omgeving op internet (e-Captain). De gegevens worden binnen de EU opgeslagen. 
• Met de leverancier van e-Captain is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Een beperkt aantal functionarissen heeft toegang tot de ledenadministratie, per functionaris afhankelijk van het taakgebied.
• Het algemeen bestuur van de vereniging beslist over wie er al of niet toegang heeft. Van deze personen is een geheimhoudingsverklaring vastgelegd.